Hvad er vigtigt når du laver tidsregistrering i Excel?

Udgivet den: 7. juni 2023
Opdateret: 13. juni 2023
Hvis du ønsker at implementere en effektiv tidsregistrering i din virksomhed, er Excel en almindelig og praktisk løsning (Dog ikke den bedste). Excel giver dig mulighed for at oprette en tilpasset tidsregistreringsskabelon, der kan rumme dine specifikke behov og lette processen med at registrere og analysere medarbejdernes tid. Denne guide vil hjælpe dig med at lave en gennemtænkt Excel-skabelon og
Prøv TimeOpsGratis simpel tidsregistrering
ImageImage
Helt uden prøveperiode
Få din gratis konto

Hvis du ønsker at implementere en effektiv tidsregistrering i din virksomhed, er Excel en almindelig og praktisk løsning (Dog ikke den bedste). Excel giver dig mulighed for at oprette en tilpasset tidsregistreringsskabelon, der kan rumme dine specifikke behov og lette processen med at registrere og analysere medarbejdernes tid. Denne guide vil hjælpe dig med at lave en gennemtænkt Excel-skabelon og dække vigtige punkter, du skal overveje undervejs.

Hvordan laver jeg tidsregistreringen i Excel?

At bruge Excel til tidsregistrering kræver kun lidt grundlæggende kendskab til programmet og dets funktioner. Først og fremmest skal du oprette et nyt Excel-ark og definere de nødvendige kolonner for at registrere tid, som f.eks. dato, starttidspunkt, sluttidspunkt, projektnavn, medarbejdernavn osv. Du kan bruge formler i Excel til at beregne den samlede tid for hver opgave eller medarbejder. Du kan selv vælge om du vil have den samlede tid vises som minutter og timer (01:30), eller som decimaltal (1,5 time)

Lav en gennemarbejdet tidsregistreringsskabelon

For at skabe en effektiv og brugervenlig tidsregistreringsskabelon i Excel er det vigtigt at tænke over skabelonens struktur og indhold. Skabelonen skal være intuitiv og let at navigere i for brugerne. Overvej at oprette separate faner eller ark til forskellige måneder eller år for at organisere data og gøre det nemmere at finde tidligere registreringer. Sørg for at inkludere en overskriftsrække med klare kolonnebeskrivelser, der gør det let at udfylde oplysningerne korrekt.

Hvad skal skabelonen kunne rumme?

Det er vigtigt at designe din tidsregistreringsskabelon til at rumme alle nødvendige oplysninger. Ud over grundlæggende information som dato og tidspunkt kan det være nyttigt at tilføje kolonner til projektnavne, kundenavne, specifikke opgaver og måske endda timepriser. Dette giver dig mulighed for at få et mere detaljeret overblik over tidsforbruget og lette faktureringsprocessen. Vær dog opmærksom på at holde skabelonen overskuelig og undgå unødvendige kolonner, der kan gøre det forvirrende eller besværligt at udfylde.

Struktur til at håndtere tidsperiode

En vigtig del af tidsregistrering er at kunne håndtere tidsperioder på en struktureret måde. Dette kan opnås ved at oprette en starttidspunkt- og sluttidspunkt-kolonne, hvor medarbejderne kan angive, hvornår de starter og slutter en given opgave eller projekt. Ved at bruge Excel-formler kan du automatisk beregne den samlede tid for hver registrering og opsummere den for hver medarbejder eller projekt. Du kan også vælge at lave en kolonne til indtastning af det samlede antal timer for den enkelte registrering, men så mister du som virksomhed en del af dit bevisgrundlag i forbindelse med tvister med kunder, ligesom at det bliver lettere at indtaste forkerte oplysninger

Oprette & Tilknytte Kunder

Hvis du arbejder med forskellige kunder eller projekter, er det en god idé at inkludere muligheden for at oprette og tilknytte kunder til dine registreringer. Dette giver dig mulighed for at analysere tidsforbruget for hver kunde separat og lette faktureringsprocessen. Opret en separat kundetabel eller brug en dropdown-liste i Excel for at sikre konsistens og nøjagtighed

Oprette & tilknytte Projekter

På samme måde som med kunder er det også vigtigt at kunne oprette og tilknytte projekter eller sager til dine registreringer. Dette gør det muligt at analysere og sammenligne tidsforbruget på tværs af forskellige projekter og identificere områder, hvor der kan være behov for justeringer. Sørg for at have en projekttabel eller dropdown-liste i din tidsregistreringsskabelon, hvor medarbejderne kan vælge det relevante projekt for hver registrering.

Evt. indfører projekt eller kundepris

Hvis du ønsker at opnå en mere præcis fakturering og overvågning af omkostninger, kan det være relevant at inkludere priser på projekter eller kunder i din tidsregistreringsskabelon. Dette giver dig mulighed for automatisk at beregne den samlede fakturerbare værdi for hver registrering og lette processen med at generere fakturaer. Husk at opdatere priserne regelmæssigt for at sikre nøjagtighed.

Dynamik & Automatik – Total timer, filtrering og sammenhæng

For at gøre din tidsregistreringsskabelon mere avanceret og brugervenlig, kan du implementere dynamiske funktioner i Excel. Ved hjælp af formler kan du automatisk beregne den samlede tid for hver medarbejder, projekt eller kunde. Du kan også tilføje filtreringsmuligheder, så du nemt kan se specifikke tidsperioder eller opgaver.

Rapportering til kunden

Hvis du har behov for at rapportere tidsregistreringen til dine kunder, kan du oprette en separat rapportdel i din Excel-skabelon. Dette kan være en oversigt over de fakturerbare timer pr. projekt eller kunde eller endda en detaljeret timeseddel, der viser alle registreringer for en given periode. Sørg for at formatere rapporten på en professionel og letlæselig måde for at give et godt indtryk.

At layoutet er skimmevenligt og overskueligt

Et godt layout er afgørende for, at dine medarbejdere nemt kan udfylde tidsregistreringen korrekt. Brug tydelige overskrifter, farver og formatering for at adskille forskellige dele af skabelonen og gøre det nemt at aflæse oplysningerne. Undgå for meget unødvendig information og sørg for, at de vigtigste oplysninger er synlige og let tilgængelige.

At du tester din skabelon

Inden du implementerer din tidsregistreringsskabelon i virksomheden, er det vigtigt at teste den grundigt. Udfyld prøveopgaver og kontroller, om formlerne fungerer korrekt, og om dataene beregnes nøjagtigt. Involver dine medarbejdere i testprocessen for at sikre, at skabelonen er brugervenlig og imødekommer deres behov.

At du holder en god fil- og/eller fanestruktur

Når du arbejder med tidsregistrering i Excel, er det vigtigt at opretholde en god fil- og/eller fanestruktur for at organisere dine data. Overvej at oprette separate ark eller faner til forskellige år, måneder eller projekter for at holde det hele ryddeligt og nemt at navigere i. Sørg også for at oprette sikkerhedskopier af dine filer og gemme dem et sikkert sted for at undgå datatab.

At du har, eller får skabt en god tidsregistreringsrutine

Selvom du har en velfungerende tidsregistreringsskabelon i Excel, er det vigtigt at etablere en god tidsregistreringsrutine i din virksomhed. Sørg for at informere og uddanne dine medarbejdere om, hvordan de korrekt udfylder Excel-arket og hvorfor det er vigtigt. Fastlæg retningslinjer for tidsregistrering og hold løbende opfølgninger for at sikre, at processen forbliver effektiv og nøjagtig.

Fordele og ulemper ved tidsregistrering i Excel

Når du overvejer at implementere tidsregistrering i Excel, er det vigtigt at være opmærksom på både fordelene og ulemperne ved denne tilgang.

Fordele:
  • Fleksibilitet: Excel giver dig mulighed for at tilpasse tidsregistreringen efter dine specifikke behov og ønsker.
  • Omkostningseffektivitet: Excel har lavere direkte omkostninger sammenlignet med dedikerede tidsregistreringsprogrammer, men det kan dog give dig større inddirekte omkostninger, hvis der går noget galt i forbindelse med brugen af skabelonen, eller den efterfølgende opbevaring.
  • Bred tilgængelighed: Excel er et udbredt program, og de fleste medarbejdere er allerede bekendt med det, hvilket gør det nemt at implementere og bruge.
  • Mulighed for tilpasning og analyse: Med Excel kan du bruge formler og funktioner til at opsummere og analysere tidsregistreringen på forskellige måder.
Ulemper:
  • Manuelt arbejde: Tidsregistrering i Excel kræver manuelt input af data, hvilket kan være tidskrævende og øge risikoen for fejl. (Beregn hvor registreringshastigheden for excel vs TimeOps )
  • Begrænsede automatiseringsmuligheder: Selvom Excel giver visse muligheder for automatisering, er det ikke så avanceret som dedikerede tidsregistreringsværktøjer.
  • Sværhedsgrad ved styring af store mængder data: Hvis du har mange medarbejdere eller omfattende tidsregistreringer, kan det være udfordrende at håndtere og analysere dataene i Excel.
  • Sikkerhed og databeskyttelse: Excel-filer kan være sårbare over for datasikkerhed og kræver passende foranstaltninger for at beskytte fortrolige oplysninger.
  • Det kan tage en masse tid at opsætte dit Excel-ark, så det passer ordentligt ind i din virksomhed

I sidste ende er valget mellem at bruge Excel til tidsregistrering eller at investere i dedikerede tidsregistreringsværktøjer op til dig og din virksomhed. Vurder omfanget af dine behov, ressourcer og budget, og vælg den løsning, der bedst opfylder dine krav.

Husk, at TimeOps.dk tilbyder moderne og simpel tidsregistrering og er et godt alternativ til Excel, da det giver mere avancerede funktioner og en brugervenlig platform.

Funktioner i TimeOps

Fede funktioner og smarte integrationer spare dig tid!

Free
Free
Free
Free
Free
Free
Free
Premium
Premium
Premium
Premium
Premium
Premium
Free
Free
Premium

    Det bliver der sagt ude i byen 💬

    Og vi elsker dem for det!

    Casper Nybro Hach - firma logo
    Jeg arbejder for få kunder på længerevarende projekter og mit behov er meget simpelt. Med TimeOps fandt jeg et produkt der løser mine behov og til en helt anden pris end jeg tidligere har mødt hos de store udbydere med mere komplekse løsninger.

    Casper Nybro Hach

    Designer
    Peter Seestedt Weikop - firma logo
    Som freelancer er det vigtigt for mig at holde styr på den tid, som jeg bruger på mine projekter. På den måde skaber jeg mest mulig gennemsigtighed både overfor mine kunder, med tidsforbruget på deres opgaver, men også i min egen forretning.

    Peter Seestedt Weikop

    Freelance Digital Marketing Specialist
    Glen Mandsberg - firma logo
    Vi valgte TimeOps efter at have set på en del tidsregistreringssystemer. TimeOps er meget enkelt system og onboarding processen var meget nem. Det hele virker gennemarbejdet og rapporteringen er helt perfekt for os.

    Glen Mandsberg

    CEO og stifter
    Lasse Baungaard - firma logo
    Vi havde brug for et system til at håndtere registreringen af den tid vi rent faktisk bruger på kundeopgaver, også på tværs af teamet. Mange andre systemer indeholder ofte en masse andre funktioner som vi slet ikke har brug for. TimeOps er derimod nemt at bruge, og gør at vi ikke skal bruge unødigt meget tid på timeregistreringen. Det er blevet en naturlig del af den daglige arbejdsgang, som det ville være svært at undvære.

    Lasse Baungaard

    Partner
    Arvin Aliari - firma logo
    Vi har valgt at anvende TimeOps.dk fordi det simpelthen er det er den mest simple og intuitive app til registrering af tid som vi har prøvet (og det er efterhånden en del). Det skaber værdi for os, idet at vi får indsigt i vores faktiske tidsforbrug, hvilket hjælper os til bedre at estimere priser og få betaling vores arbejde. (Og det er ret væsentligt som selvstændig).

    Arvin Aliari

    Indehaver // Digital schweizerkniv
    Michael Bredahl - firma logo
    Jeg har brugt Timedocter i mange år, med flere internationale medarbejdere, men rapporteringen er besværlig, og skal hentes i f.eks. Excel, for derefter at filtrere. Hos TimeOps fandt jeg de filtre indbygget online. Og så er prisen selvfølgelig også bedre. Jeg har indtil videre kun kørt med gratisudgaven, og den lever fuldt op til de behov jeg har, men jeg kan sagtens se fordelen i, at blive betalt bruger.

    Michael Bredahl

    Teknisk SEO Specialist
      Forandringsbureau
      Operate logo
      Skole
      Horsens HF & VUC logo
      Cirkulationspumpe producent
      Grundfos logo
      Dagligvare kæde
      Netto logo
      Egendomsmægler
      home logo
      Neobank
      Lunar logo
      Comwell H. C. Andersen Odense logo
      Bank
      Danske Bank logo
      Digital markedsføring
      Amplify logo
      Foto og video produktion
      NIMA Production logo
      Restaurant
      Alchemist logo
      Regnskab og revision
      Flair Regnskab & revision logo
      Energiproducent
      VATTENFALL logo
      Copywriting - UX writing - Creative writing
      Look! A horse logo
      Energiselskab
      Aalborg Forsyning logo
      Dinero logo
      Sommerhusudlejning
      DanCenter logo
      Ejendomsmægler
      Nybolig logo
      Leveringsservice
      Postnord logo
      Dansk dagligvarekoncern
      Dagrofa logo
      Microsoft 365 Konsulenter
      Ngage logo
      Dagligvare butik
      Fakta logo
      En digital forretningsskole
      Hyper Island logo
      Verdens førende kødforædlingsfirma
      Hilton Foods logo
      Københavns Kommune logo
      Forsikring og pensionsselskab
      Alm. Brand logo
      Skole
      Zealand logo

        Få mere ud af din tid 📈

        TimeOps sikre din tid, og at du får mest muligt ud af din mest værdifulde ressource - tid!